タイムカード等で勤怠管理を実施していれば、使用後のシフト表を保管する義務はありません。
しかし、就業規則などで休暇の規定が月10日といった具合に、具体的にどこが休暇なのかわからない場合にはシフト表も保管しなければなりません。
その場合の保管期間は労働基準法では5年となります。

シフト表は業種や目的によっていくつかの種類があります。
シフト表の書式の観点から大きく分けると、①時間管理をビジュアル的にわかりやすく表現するガントチャート方式のシフト表、②勤務パターンや時間表記によって表で一覧できるようにした表形式のシフト表に大別されます。
そこから、対象となる期間を1日、1週間、2週間（半月）、1カ月のように使いやすい期間でシフト表を区切るように書式が分かれます。
シフト表の対象となる人数、シフト表で何を重視するかでベストなシフト表は異なるため、どんなシフト表を選んだらよいか悩むのであれば、同じ業種でよく使われているシフト表を選んでみるのがよいでしょう。

シフト表は、何のソフトで作成しても問題ありませんが、一般的に表を使って描くことが多く、また時間や人数の集計のための計算ができると便利ということもあり、Excelで作成することが多いと言えます。