概要

従業員の勤務スケジュールを示すシフト表は、労務管理において重要な補助資料です。
では、どの程度の期間、保管しておくべきでしょうか。

法的な考え方

原則として、出退勤時刻はタイムカードや勤怠システムで記録・保管されていれば、
シフト表そのものに法定の保存義務が課されるわけではありません。

ただし、「どの日が勤務日・休日であったか」の判断をシフト表で行っている場合や、
就業規則・契約書が
月◯日休み といった抽象的な定めのみで具体的日付の確定が
シフト表に依存している場合には、シフト表も
労働時間の把握に関する記録として扱われることがあります。

保存が必要な場合の期間

上記のようにシフト表が実質的な勤怠の根拠資料となる場合は、
5年間の保存を推奨します（労働関係書類の保存年限に準拠）。
過去の勤務状況の確認や、万一の労務トラブル発生時にも正確な情報提示が可能になります。

実務的な保管・管理のポイント

• デジタル保存を基本に：
  紙の原本がある場合も、PDFやスプレッドシートにしてクラウドへ保管。
  復旧しやすいよう履歴を残せる環境を選びます。
• 月次で確定・書き出し：
  シフトが確定したら月ごとにPDF出力し、YYYY/MM/部署名など
  一目で探せるフォルダ構成で整理。
• バックアップとアクセス権限：
  社内ストレージと外部クラウドの二重保管、
  閲覧権限は最小限（管理者・店舗責任者など）に限定。
• 変更履歴の保持：
  差し替え・入れ替えが発生する職場では、改定日・担当者をメモして
  バージョン管理（例：shift_2025-10_v3.pdf）。
• 関連資料と紐づけ：
  出勤簿・有給管理簿・就業規則の該当条項へのリンクを
  フォルダ内のREADMEや管理表に明記。

まとめ

シフト表自体に必ずしも法定の保存義務があるわけではありませんが、
勤務日・休日の確定に用いている場合は
最低5年間の保存が安全です。
適切な保存と検索性の高い整理を行うことで、企業・従業員双方の安心につながります。